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Facturer ses propriétaires en conciergerie : qui facture quoi, quand, et avec quelles mentions

Une conciergerie gagne sa vie sur des logements qui ne sont pas à elle. Chaque mois, il faut rendre des comptes au propriétaire et se faire payer. Les deux gestes se mélangent souvent, et c'est là que naissent les relances et les ruptures de mandat. Cette page décrit les deux circuits possibles, les documents à envoyer, les mentions à ne pas oublier et la place de la TVA.

Sources officielles et pages éditeurs relevées le 21 octobre 2026. Cette page ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable ni d'un juriste.

Deux circuits d'argent, deux façons de facturer

Avant de parler de facture, il faut savoir qui encaisse les voyageurs. Tout le reste en découle.

Circuit 1 : le propriétaire encaisse, la conciergerie facture

Le compte Airbnb ou Booking.com est au nom du propriétaire et les versements arrivent sur son compte bancaire. La conciergerie lui adresse chaque mois une facture pour sa commission et ses prestations, et il la règle. Airbnb permet aussi de partager une partie du versement de chaque réservation avec un co-hôte directement sur la plateforme, avec des restrictions selon la zone géographique. La conciergerie ne détient jamais l'argent du propriétaire. C'est le circuit le plus simple à tenir.

Circuit 2 : la conciergerie encaisse et reverse

Le compte est au nom de la conciergerie : elle reçoit le prix des séjours, retient sa part et reverse le net. Ce circuit change de nature juridique. Recevoir des fonds pour le compte d'autrui et gérer un bien sur mandat relèvent de la loi du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet, qui impose une carte professionnelle de gestion immobilière, la carte G, une garantie financière et une assurance de responsabilité civile professionnelle. Les lectures diffèrent sur les tâches qui font basculer dans ce cadre, mais l'encaissement des loyers, des acomptes ou des cautions pour le compte du propriétaire est le cas le plus clair. Si vous êtes dans ce circuit sans carte, faites examiner votre montage avant le prochain mandat.

Le relevé et la facture ne sont pas le même document

Dans beaucoup de conciergeries, un tableur envoyé le 5 du mois fait office de tout. Il faut séparer deux pièces.

• Le relevé, ou bilan, est un compte rendu : les séjours du mois avec leurs dates et leur plateforme, le revenu brut, les frais de ménage, la base et le montant de la commission, les frais au réel avec justificatifs, et le net qui revient au propriétaire. Il explique, il n'a pas de valeur comptable.
• La facture est la pièce que le propriétaire enregistre et que votre comptable attend. Elle porte votre commission et vos prestations, avec un numéro, une échéance et les mentions obligatoires.

Dans le circuit 1, le propriétaire paie la facture. Dans le circuit 2, elle est compensée sur le reversement, mais elle doit exister : le propriétaire a besoin d'une pièce pour ses charges, vous d'une pièce pour votre chiffre d'affaires. Le calcul de la commission, sur le brut ou sur le net, est traité dans le guide sur la commission d'une conciergerie Airbnb.

Les mentions que la facture doit porter

La liste vient de la fiche officielle sur les mentions obligatoires d'une facture. Pour une conciergerie qui facture un propriétaire, voici ce qui manque le plus souvent.

• Un numéro unique dans une séquence chronologique continue, la date d'émission et la date de la prestation, ici le mois de gestion.
• Votre identité complète : dénomination, SIREN, adresse du siège, forme juridique et capital pour une société ; nom, prénom, adresse et SIREN avec la mention « EI » pour un entrepreneur individuel.
• L'identité du propriétaire, et son numéro de TVA intracommunautaire s'il est professionnel et redevable de la TVA, au-delà de 150 € HT.
• Chaque ligne désignée : commission du mois, ménages, linge, fournitures, avec quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ou mention d'exonération, puis les totaux HT et TTC.
• La date d'échéance, la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant » ou vos conditions d'escompte, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due par un client professionnel seulement.

Un propriétaire particulier reste un client au sens de la facture : les pénalités et les 40 € ne lui sont pas réclamables, le reste s'applique. Depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI assujetties indiquent aussi le SIREN du client et la nature des opérations ; ces mentions arrivent pour les PME et micro-entreprises en 2027.

TVA : 20 %, ou franchise avec la bonne mention

La commission de conciergerie est une prestation de services. Si la conciergerie est assujettie, la facture porte la TVA au taux normal de 20 %. Si elle est en franchise en base, elle n'en porte pas et affiche sur chaque facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». En 2026, la franchise s'applique aux prestations de services jusqu'à 37 500 € de chiffre d'affaires l'année précédente ; si le chiffre d'affaires de l'année en cours dépasse 41 250 €, la TVA s'applique dès le jour du dépassement. Le seuil unique de 25 000 € annoncé pour 2025 a été abandonné.

Deux points à faire trancher par votre expert-comptable : les frais de ménage et de linge que vous refacturez, qui suivent en général le régime de votre prestation, et les dépenses engagées au nom du propriétaire avec une facture à son nom, qui ne sont pas du chiffre d'affaires. Le régime de TVA du propriétaire pour sa location meublée est une autre question, qui ne se règle pas sur votre facture.

Le calendrier qui évite les relances

1. Le mois se clôture sur les séjours terminés, pas sur les réservations prises. Un séjour à cheval sur deux mois suit une règle écrite dans le contrat, qui ne change plus.
2. Entre le 1er et le 5, le relevé est relu : chaque séjour, chaque ménage, chaque frais au réel avec sa pièce.
3. Le relevé et la facture partent le même jour, avec une échéance écrite, souvent 15 ou 30 jours. Dans le circuit 2, le virement du net part en même temps.
4. Le mode de règlement est fixé dès le mandat : virement, ou prélèvement avec un mandat SEPA signé. Le prélèvement supprime la plupart des retards.
5. Une relance unique, sept jours après l'échéance, avec la facture en pièce jointe.

Ces règles se posent à la signature. Le guide sur les clauses d'un contrat de conciergerie les passe en revue.

La facture électronique arrive aussi pour les conciergeries

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée. L'obligation d'émettre s'applique depuis cette date aux grandes entreprises et aux ETI, et à partir du 1er septembre 2027 aux PME et micro-entreprises. Une conciergerie qui facture une SCI ou un propriétaire en société devra donc, d'ici un an, émettre ses factures de commission dans un format structuré via une plateforme agréée, et non plus en PDF par e-mail. Les propriétaires particuliers restent hors de ce circuit, et le relevé reste libre de forme.

Ce que les logiciels font à votre place

Les logiciels de conciergerie traitent ce sujet de façon inégale, et leurs pages publiques le disent. Guesty décrit des relevés propriétaires mensuels générés et envoyés automatiquement, modifiables avant envoi, et cite des paiements automatiques aux propriétaires sans en détailler le fonctionnement. Hostaway range sous « Relevés propriétaires » des modèles, un portail propriétaire et un envoi automatisé. Lodgify annonce des relevés propriétaires automatisés pour les gestionnaires. Smoobu, dans son guide sur le travail en équipe, propose de donner au propriétaire un accès complet par un compte en écriture et ne décrit pas de relevé propriétaire. Aucune de ces pages ne présente l'outil comme un logiciel de facturation électronique réglementaire : vérifiez ce point auprès de chaque éditeur.

Ce que fait MyHostKit, et ce qu'il ne fait pas

MyHostKit produit le bilan de chaque propriétaire à partir des réservations réellement encaissées sur Airbnb, Booking.com, Vrbo et en direct : séjours du mois, frais de ménage déduits, commission au taux et sur la base réglés par logement, net à reverser. Le bilan se relit, s'envoie en PDF et reste consultable par le propriétaire sur son portail. Les commissions se suivent mois par mois et s'exportent pour votre comptable. Pour se faire une idée sans compte, le relevé propriétaire gratuit produit le même type de document à partir d'un export Airbnb ou Booking.

Ce que MyHostKit ne fait pas : il n'émet pas vos factures au format électronique réglementaire via une plateforme agréée, il ne prélève pas vos propriétaires et il ne détient aucun fonds pour leur compte, les paiements des réservations directes arrivant sur votre propre compte. Il ne fixe pas non plus votre régime de TVA : la mention à porter sur la facture dépend de votre statut, et c'est votre expert-comptable qui la valide.

Questions fréquentes